Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.
Tan importante es saber guardar todo aquello que nos gusta cuando lo leemos, o que consideramos que puede resultar útil para un futuro proyecto, como poder acceder al documento cuando lo necesitamos. Disponer de un archivo ambicioso, con pequeñas joyas en bruto, es de muy poca utilidad si cuando necesitamos de esas joyas no sabemos dónde la guardamos o, lo que es más importante, como poder recuperarla.
Por todo ello hay que disponer de un método de archivado de documentos claro, sencillo y, sobre todo de fácil utilización en nuestra rutina diara para proceder a guardar o a archivar los documentos que consideramos importantes o trascendentes.
Comparto aquí como lo hago y cuales son mis criterios de archivado y búsqueda.
Archivar con éxito documentos virtuales
En la era de las tecnologías de la información, en pleno siglo XXI, en la época en la que casi cada uno de nosotros llevamos un microordenador en el bolsillo, parece una contradicción guardar documentos en papel o utilizar carpetas de cartón. Si nuestra actitud es la de ser productivos (y eso siempre va asociado a ser eficientes) debemos olvidarnos del papel y centrarnos en la mejor utilización de documentos virtuales.
La virtualización de los pocos documentos en papel que podemos manejar aún es una labor simple y sencilla. Bien a través del clásico escaner, bien a través de cualquiera de los muchas y buenas aplicaciones de nuestros smartphones (Android, iOS) para convertir en .pdf o .jpg un documento en papel con una simple fotografía, la verdad es que quien no virtualiza documentos es porque no quiere.
Eficiencia, sencillez, sostenibilidad, economía,… pueden ser grandes razones para dejar de utilizar el papel.
Características del archivo
Las características que yo busco para conseguir que mi archivo digital sea productivo son:
- Rapidez. Tanto para guardar en el lugar adecuado como para recuperar un documento, necesito rapidez. No puedo dedicarle varios minutos a localizar un documento que tengo la seguridad que archivé hace unas semanas.
- Comodidad. Huyo de complejidades. La única razón por la que prefiero bucear en mi archivo antes que buscar en Google es la comodidad.
- Sencillez. Intento evitar dificultades añadidas. Me gusta la simplicidad. En muchas ocasiones conseguir que las cosas sean simples es muy difícil. Hay que buscar la sencillez como una cualidad natural.
La verdad es que las tres características van asociadas. Si consigo un método rápido seguramente es por que es sencillo y consecuentemente me reporta la comodidad que busco.
Con estas pautas me he generado una sistemática de archivado.
Mi método de archivado virtual
Archivado rápido
Utilizo poca profundidad de carpetas. Como mucho dos niveles. Es decir, sólo utilizo una carpeta y diferentes subcarpetas. Prefiero disponer de muchas subcarpetas (bien etiquetadas, por supuesto). En algún caso, dependiendo de tipo de documentación a guardar utilizo fechas en la denominación de la carpeta.
Facil y rápida accesibilidad. De poco me sirve disponer de un gran sistema de archivado si lo llevo en un pentdrive al que tengo un acceso dificultoso. Por lo tanto es necesaria la accesibilidad, por ejemplo utilizando las múltiples plataformas online-offline (Dropbox, Cubby, Box,…). Yo uso Dropbox.
Archivado cómodo
Para ello utilizo carpetas con nombres cortos pero clarificadores. Hay que meditar el nombre de la carpeta para que, de una forma simple nos aporte información exacta sobre su contenido. Prefiero dedicar unos segundos a decidir el nombre de la carpeta que vagabundear por mi archivo cada vez que necesite guardar o recuperar un documento.
Si el sistema operativo lo permite, es recomendable colorear las carpetas. En Mac y Linux (cualquier distro) es fácil. Windows no lo permite, pero podeis instalar una aplicación que lo haga (iColoFolder puede ser una buena opción gratuita). Posteriormente habrá que establecer un código de colores personal y asignar el color apropiado a cada carpeta.
Archivado limpio
Es necesario hacer limpieza periódicamente en nuestros archivos de referencia. Un documento guardado hace varios meses y que nunca jamás has utilizado es poco probable que lo vayas a aprovechar en el futuro. No obstante, no debes perderlo definitivamente. Yo tengo un pequeño disco duro portátil en donde alojo una especie de “archivo pasivo” en el que guardo aquel material que me parece interesante (independientemente de su antiguedad) pero que se que dificilmente lo utilizaré.
Por último, es conveniente hacer limpieza periódicamente en tu archivo de referencia, de esta forma cuando necesites algún documento sobre una temática concreta:
- tendrás un estímulo para su búsqueda, puesto que sabes que archivo hay documentos interesantes, actuales y aprovechables.
- no tendrás pereza en la búsqueda, porque sabes que encontrarás lo que buscas en pocos segundos
- la labor de documentación la harás rápida y comodamente.
- la inversión en tiempo de búsqueda es relativamente pequeña.
En definitiva, mantener un buen sistema de archivado de documentos virtuales es productivo y nos ayuda a conseguir la eficiencia que siempre andamos buscando.
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